1. Khi nhận được thông tin cần bảo trì từ bộ phận thư ký văn phòng . Bộ phận bảo trì cần xác định rõ nội dung cần bảo trì.
· Xác định rõ nội dung cần thực hiện xong
· Thông tin sẽ được xác nhận cho bộ phận phụ trách tiến hành công tác bảo trì.
2. Sắp xếp nhân sự thực hiện công việc bảo trì (có 1 đội trưởng và các thợ cần thiết cho công việc.)
· Đôi trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện công việc
· Thợ, nhân viên kỹ thuật phải làm theo chỉ định của đội trưởng.
· Nhân sự thực hiện phải đầy đủ các yếu tố ( đồng phục đầy đủ, giày dép tóc tai gọn gàn, vui vẽ có tinh thần làm việc tích cực, không ăn nói thô lổ, hành động thiếu văn hóa…)
3. Chuẩn bị các thiết bị máy móc cần thiết để thực hiện công việc.
· Các thiết bị máy móc được chuẩn bị sằn được bỏ vào thùng đồ nghề phài được kiểm tra thường xuyên và đảm bảo không bị hư hỏng khi mang đi sử dụng cho việc bảo trì.
· Trường hợp cần các thiết bị chuyên dụng cho những công việc đặt biệt thì phải lưu ý và các đơn vị phụ trách phải luôn chủ động kiểm tra thiết bị và đảm bảo cho việc bảo trì đúng theo yêu cầu cty đưa ra.
4. Nhận phiếu đánh giá khách hàng và địa chỉ cụ thể.( Có kèm theo hướng dẩn hoặc sơ đồ cần thiết đề thuận tiện cho việc di chuyển).
5. Di chuyển đến nơi cần thực hiện công tác bảo trì sửa chữa 1 cách nhanh nhất có thể.
· Trường hợp có vấn đề về công tác tìm kiếm địa chỉ chính xác thì phải liên lạc với các bộ phận của cty không được làm phiền khách hàng.
· Trường hợp cần sự trợ giúp của khách hàng mới vào được khu vực cần bảo trì thì bộ phận thư ký phải nhờ khách hàng một cách lịch sự , vui vẽ .
6. Tổ trưởng được giao nhiệm vụ chào hỏi khách hàng khi đến thực hiện công việc.
· Thái độ phải lịch sự, lễ phép, vui vẽ.
· Xin phép khách hàng trước nếu phải di dời đồ vật và hoàn trả đúng vị trí khi đã hoàn thành công việc
7. Thực hiện công tác bảo trì.
· Xác định rõ các nguyên nhân dẫn tới sự cố
· Kiểm tra kỹ các hệ thống cần thiết có liên quan đến sự cố.
· Che chắn gọn gàn sạch sẽ , tránh làm bụi bẩn đến các thiết bị trong nhà.
· Thực hiện qui trình sửa chửa cẩn thận, đúng kỹ thuật và mỹ thuật, an toàn lao động.
· Tránh các trường hợp sai qui trình gây thiệt hại và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của cty.
8. Hoàn Thành công việc , dọn dẹp vệ sinh , sắp xếp đúng như hiện trạng cũ.
· Quá trình hoàn thành công việc sẽ nhờ tới khách hàng kiểm tra
· Tổ trưởng phụ trách kiểm tra cùng khách hàng xem đã hài lòng hay chưa?
· Kiểm tra mọi vấn đề có liên quan tới nội dụng mới vừa hoàn thành
· Hỏi khách hàng còn yêu cầu gì nữa không?
· Vấn đề khách hàng yêu cầu nằm trong hạn mục bảo trì thì thực hiện luôn nếu có thể
· Vấn đề nằm ngoài hạn mục thì xin ý kiến người có thẩm quyền phụ trách
9. Xin Ý kiến đánh giá của khách hàng.
· Xin ý kiến khách hàng một cách lịch sự, vui vẽ
· Tuyệt đối phải khách quan không được yêu cầu khách hàng bất cứ việc gì.
· Không được xin khách hàng thưởng, hay 1 hình thức nào khác..
· Sau khi khách hàng đã đánh giá xong. Cám ơn, chào và ra về trong niềm vui, nụ cười là điều cần thiết.
