29/07/2026
№RFP 2026-688 від 28 липня 2026 року
ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ:
На укладання договорів про надання послуг проживання, оренди конференц-залу та харчування для учасників тренінгів «Людина з досвідом війни. Внутрішні та зовнішні опори» та «Важливі навички в період стресу», в межах реалізації проєкту УВКБ ООН «Комплексна допомога у сфері захисту та житла для переміщених осіб, репатріантів та людей, які постраждали від війни»
(код контракту 21141Y26M162685)
ДАТА ТА ЧАС ЗАКРИТТЯ: 05 серпня 2026 року – 11:00 год.
ВАЖЛИВЕ ПОВІДОМЛЕННЯ ПРО ЕТИЧНУ ПОВЕДІНКУ
Ні за яких обставин постачальник не повинен платити ГО «Проліска» або співробітнику ГО «Проліска» за подання пропозиції або за укладання Договору. До переліку належать будь-які подарунки, послуги, гостинність, тощо для співробітників. Зверніть увагу, що ГО «Проліска» радить своїм постачальникам не пропонувати співробітникам ГО «Проліска» жодних подарунків, послуг, гостинності тощо. Пам’ятайте, що в разі здійснення виплати або надання подарунків або послуг, буде негайне припинення дії Договору з постачальником, і постачальник буде дискваліфікований з усіх майбутні проведеннях процедур закупівель ГО «Проліска». Радимо ознайомитися з Кодексом поведінки постачальників ГО «Проліска», зокрема його статтями 18-21 про етичну поведінку.
ВАЖЛИВО: Фактом подання тендерної пропозиції Учасник підтверджує свою відповідність Кодексу поведінки постачальників ГО «Проліска»
ПЕРЕДМОВА ПРО ГО «ПРОЛІСКА»
ГО «Проліска» – некомерційна, неполітична гуманітарна організація, що з 2014 року надає всебічну допомогу та захист населенню, що постраждали від конфлікту на Сході України.
Більш детальну інформацію про ГО «Проліска» можна знайти на веб-сайті: https://proliska.org/.
1. ПОТРЕБИ
ГО «Проліска» пропонує потенційним постачальникам надати тендерну пропозицію щодо укладання договору надання послуг організації тренінгів для медичних фахівців та освітян, в межах проєкту УВКБ ООН «Комплексна допомога у сфері захисту та житла для переміщених осіб, репатріантів та людей, які постраждали від війни» (код контракту 21141Y26M162685).
2. МЕТА ЗАКУПІВЛІ
З метою організації тренінгів для фахівців медичної сфери та освітян, в межах реалізації проєкту УВКБ ООН «Комплексна допомога у сфері захисту та житла для переміщення осіб, репатріантів та людей, які постраждали від війни» (код контракту 21141Y26M162685), необхідно провести процедуру закупівлі послуг проживання, оренди конференц-залу та харчування учасників тренінгів, методом RFP.
Лот № 1. Послуги харчування для учасників тренінгу «Людина з досвідом війни. Внутрішні та зовнішні опори», м. Полтава (10.08.2026 по 11.08.2026 р).
Лот № 2. Послуги оренди конференц-залу для учасників тренінгу «Людина з досвідом війни. Внутрішні та зовнішні опори», м. Полтава (з 10.08.2026 по 11.08.2026).
Лот № 3. Послуги харчування для учасників тренінгу «Важливі навички в період стресу», м. Харків (з 10.08.2026 по 14.08.2026).
Лот № 4. Послуги проживання, оренди конференц-залу для учасників тренінгу «Важливі навички в період стресу», м. Харків (з 09.08.2026 по 14.08.2026).
Лот № 1. Послуги харчування для учасників тренінгу «Людина з досвідом війни. Внутрішні та зовнішні опори», м. Полтава (10.08.2026 по 11.08.2026 р).
Харчування учасників:
10.08.2026 р.
- кава-брейк 1 (закуска, напій) – 22 порції;
- обід (салат, перша страва, основна страва, напій,хліб) - 22 порції;
- вода – 22 штуки по 0,5 л.
11.08.2026 р.
- кава-брейк 1 (закуска, напій) – 22 порції;
- обід (салат, перша страва, основна страва, напій,хліб) - 22 порції;
- вода – 22 штуки по 0,5 л.
Меню харчування погоджується із Замовником. Виконавець забезпечує послуги харчування відповідно до законодавства про безпечність та окремі показники якості харчових продуктів, санітарних норм та правил встановлених законодавством України. Харчування здійснюється в ресторані на території готелі, в якому надаються послуги.
Харчування (обід) також може здійснюватись за системою «шведський стіл» з урахуванням дотримання вимог до меню харчування.
МЕНЮ ХАРЧУВАННЯ
№ п/п Найменування Вихід на одну порцію (особу) Вимоги до харчування
Обід
1. Перша страва 300 г Європейська кухня.
2. Друга страва (основне блюдо з гарніром) 350 г Європейська кухня.
3. Салат (із щонайменше 4х інгредієнтів, із додаванням м’яса птиці/риби/сиру, без додавання майонезу) 130 г Європейська кухня.
4 Напій 200 мл Вода з лимоном/сік/морс/узвар
5. Посуд та столові прибори, серветки З розрахунку на порцію
Перерви на каву включають в себе: каву натуральна, чай чорний, зелений, травʼяний, вершки, лимон.
Закуска – міні -сендвіч, брускета/канапка та десерт.
Лот № 2. Послуги оренди конференц-залу для учасників тренінгу «Людина з досвідом війни. Внутрішні та зовнішні опори», м. Полтава (з 10.08.2026 по 11.08.2026).
Оренда конференц-залу:
Оренда конференц-зали погодинно:
10.08.2026 р. – 9 годин;
11.08.2026 р. – 9 годин;
До послуг оренди-конференц зали входить:
• користування мультимедійним проектором, екраном, клікером, звуковою системою, ноутбуком, фліпчартом;
• наявність укриття або розташування біля укриття;
• консультування учасників по всім організаційним питанням;
• зачинення конференц зали і недопущення сторонніх людей коли всі учасники заходу залишили приміщення;
• наявність у конференц-залі не менше, ніж 22 посадкових місць;
• підготовку зали до проведення заходу, розстановку стільців/столів та іншого обладнання;
• доставку необхідної кількісті стільців та столів за необхідністю;
• організацію наявності достатньої кількості конференц-менеджерів, техніків та інших представників Виконавця, на заході для контролю належного та своєчасного виконання замовлених послуг;
• організацію та координацію обслуговуючого та технічного персоналу, здійснює оперативне усунення виявлених недоліків;
• оперативне реагування на зауваження представників Замовника та учасників заходу та усунення всіх недоліків у разі їх виявлення.
Лот № 3. Послуги харчування для учасників тренінгу «Важливі навички в період стресу», м. Харків (з 10.08.2026 по 14.08.2026).
Харчування учасників строком з 10.08.2026 р. по 14.08.2026 р.
10.08.2026 р.
- кава-брейк (закуска, напій) – 17 порцій;
- обід (салат, перша страва, основна страва, напій, хліб) - 17 порцій;
- вода – 17 штук по 0,5 л.
11.08.2026 р.
- кава-брейк 1 (закуска, напій) – 17 порцій;
- обід (салат, перша страва, основна страва, напій, хліб) – 17 порцій;
- вода – 17 штук по 0,5 л.
12.08.2026 р.
- кава-брейк 1 (закуска, напій) – 17 порцій;
- обід (салат, перша страва, основна страва, напій, хліб) – 17 порцій;
- вода – 17 штук по 0,5 л.
13.08.2026 р.
- кава-брейк 1 (закуска, напій) – 17 порцій;
- обід (салат, перша страва, основна страва, напій, хліб) – 17 порцій;
- вода – 17 штук по 0,5 л.
14.08.2026 р.
- кава-брейк 1 (закуска, напій) – 17 порцій;
- обід (салат, перша страва, основна страва, напій, хліб) – 17 порцій;
- вода – 17 штук по 0,5 л.
Меню харчування погоджується із Замовником. Виконавець забезпечує послуги харчування відповідно до законодавства про безпечність та окремі показники якості харчових продуктів, санітарних норм та правил встановлених законодавством України. Харчування здійснюється в ресторані на території готелі, в якому надаються послуги.
Сніданки, що включені до вартості номеру за системою «шведський стіл».
Харчування (обід) також може здійснюватись за системою «шведський стіл» з урахуванням дотримання вимог до меню харчування.
МЕНЮ ХАРЧУВАННЯ
№ п/п Найменування Вихід на одну порцію (особу) Вимоги до харчування
Обід
1. Перша страва 300 г Європейська кухня.
2. Друга страва (основне блюдо з гарніром) 350 г Європейська кухня.
3. Салат (із щонайменше 4х інгредієнтів, із додаванням м’яса птиці/риби/сиру, без додавання майонезу) 130 г Європейська кухня.
4 Напій 200 мл Вода з лимоном/сік/морс/узвар
5. Посуд та столові прибори, серветки З розрахунку на порцію
Перерви на каву включають в себе: каву натуральна, чай чорний, зелений, травʼяний, вершки, лимон.
Закуска – міні -сендвіч, брускета/канапка та десерт.
Лот № 4. Послуги проживання, оренди конференц-залу для учасників тренінгу «Важливі навички в період стресу», м. Харків (з 09.08.2026 по 14.08.2026).
Проживання учасників з 09.08.2026 р. по 14.08.2026 р.
09.08.2026 р. - 14.08.2026 р. – 4 особи проживаючі ( 2 номери з одномісним розміщенням, 1 номер з двомісним розміщенням);
10.08.2026 – 14.08.2026 р. – 6 осіб проживаючих (3 номери з двомісним розміщенням).
ГО «Проліска» просить забезпечити учасників тренінгів проживанням в номерах з розрахунку:
-розміщення по 1 особі в номері категорії стандарт або категорії, що тотожна категорії стандарт у відповідністю з внутрішньої категоризацією номерів готелю з повноцінним спальним місцем.
- або розміщення 2 осіб в номері категорії вище стандарт, що має площу від 40 м2 з 2 окремими повноціними спальними місцями або що має дві відокремлені кімнати, в яких знаходиться по 1 повноцінному спальному місцю.
- повинні передбачати цілодобове постачання гарячої та холодної води в номери; опалення, що забезпечує температуру в межах від 18 °С до 22 °С; безкоштовний Інтернет або WI-FI;
- номери повинні бути укомплектовані: ліжками (не менше 90 см * 200 см) що відповідає стандартам одного повноцінного спального місця; шафою з поличками, вішалкою та плічками; столом зі стільцем або робочим кріслом; санвузлом (туалет, душ або ванна) з якісним устаткуванням та у відмінному стані, кольоровим телевізором, холодильником.
Виконавець повинен гарантувати контроль технічного стану заброньованих номерів. В разі наявності зауважень у Замовника, Виконавцю необхідно запропонувати альтернативні варіанти вирішення виявлених проблем, в тому числі, надати рівноцінні номери, які також підлягають контролю з боку Замовника.
Оренда конференц-залу:
Оренда конференц-зали погодинно:
10.08.2026 р. – 9 годин;
11.08.2026 р. – 9 годин;
12.08.2026 р. – 9 годин;
13.08.2026 р. – 9 годин;
14.08.2026 р. – 9 годин.
До послуг оренди-конференц зали входить:
• користування мультимедійним проектором, екраном, клікером, звуковою системою, ноутбуком, фліпчартом з листами ( 2 шт);
• користування блокнотами тонкими у кількості 15 шт;
• консультування учасників по всім організаційним питанням;
• зачинення конференц зали і недопущення сторонніх людей коли всі учасники заходу залишили приміщення;
• наявність у конференц-залі не менше, ніж 17 посадкових місць;
• підготовку зали до проведення заходу, розстановку стільців/столів та іншого обладнання;
• доставку необхідної кількісті стільців та столів за необхідністю;
• організацію наявності достатньої кількості конференц-менеджерів, техніків та інших представників Виконавця, на заході для контролю належного та своєчасного виконання замовлених послуг;
• організацію та координацію обслуговуючого та технічного персоналу, здійснює оперативне усунення виявлених недоліків;
• оперативне реагування на зауваження представників Замовника та учасників заходу та усунення всіх недоліків у разі їх виявлення.
ВАЖЛИВО:
Детальну інформацію про послуги організації заходу наведено в Додатку А до цього документа.
Зазначте, будь ласка, в своїй пропозиції (Додаток А) наступну інформацію щодо послуг за принципом «все включено» (включаючи всі витрати, що можуть виникнути у Замовника у процесі надання послуг).
3. ЗАГАЛЬНІ УМОВИ ЗАКУПІВЛІ
• Валюта тендерної пропозиції та взаєморозрахунків – українська гривня.
• Учасник тендеру включає в загальну вартість послуги усі витрати, що сплачуються або мають бути сплачені, а також вартість супутніх послуг, визначених у Додатку А за кожним лотом.
• Умови оплати: безготівкова форма.
• Фактом надання тендерної пропозиції учасники тендеру гарантують збереження своєї оголошеної ціни до кінця дії договору надання послуг, а саме – до 31.12.2025 р..
• Граничний строк надання послуг: послуги надаються з 09.08.2026 по 14.08.2026 р. та з 10.08.2026 р. по 11.08.2026 р.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: Відповідно до Закону №1618 з 01.01.2022 року внесені зміни до ст. 13 Закону №1207, яким передбачається, що здійснення господарської діяльності юридичними особами, фізичними особами-підприємцями та фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, місцезнаходженням (місцем проживання) яких є тимчасово окупована територія, дозволяється виключно після зміни їх податкової адреси на іншу територію України. Учасники які не підпадають під дані вимоги будуть – дискваліфіковані.
Прохання враховувати, що Замовникам забороняється здійснювати закупівлі товарів, робіт і послуг у громадян РФ/РБ (крім тих, що проживають на території України на законних підставах); юридичних осіб, утворених та зареєстрованих відповідно до законодавства РФ/РБ; юридичних осіб, утворених та зареєстрованих відповідно до законодавства України, кінцевим бенефіціарним власником, членом або учасником (акціонером), що має частку в статутному капіталі 10 і більше відсотків (далі - активи), якої є РФ/РБ, громадянин РФ/РБ (крім тих, що проживають на території України на законних підставах), або юридичних осіб, утворених та зареєстрованих відповідно до законодавства РФ/РБ, крім випадків коли активи в установленому законодавством порядку передані в управління Національному агентству з питань виявлення, розшуку та управління активами, одержаними від корупційних та інших злочинів. Замовникам забороняється здійснювати публічні закупівлі товарів, робі і послуг походженням з РФ/РБ.
ВАЖЛИВО:
Наполегливо рекомендовано уважно ознайомитися з цим документом «Запрошення до участі у процесі закупівлі» та додатками до нього. Недотримання процедур, зазначених у цьому документі, може призвести до дискваліфікації учасників тендеру з процесу оцінки тендерних пропозицій.
Зауважуємо: цей документ не є пропозицією на укладання Договору з Вашою компанією. Зверніть увагу: ГО «Проліска» залишає за собою право зменшити кількість послуг, визначену у Додатках А та В до цього Запрошення, на момент укладання договорів надання послуг, в залежності від зміни потреб та фінансування.
4. ІНФОРМАЦІЯ ПРО ЗАКУПІВЛЮ:
4.1. ДОКУМЕНТИ ДО ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ
Наступні додатки є невід’ємною частиною цього Запрошення до участі у процесі закупівлі:
Додаток А: Форма технічної пропозиції;
Додаток В: Форма фінансової пропозиції;
Додаток С: Реєстраційна форма постачальника;
Кодекс поведінки постачальників Громадської організації “Проліска”.
4.2. ПІДТВЕРДЖЕННЯ ОТРИМАННЯ ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ
Будемо вдячні, якщо Ви повідомите нас про отримання цього Запрошення до участі у процесі закупівлі зворотнім електронним листом на адресу: [email protected] з наступною інформацією:
● Ваше підтвердження про отримання цього Запрошення до участі у процесі закупівлі;
● чи подаватимете ви тендерну пропозицію;
● джерело отримання інформації щодо оголошеного тендеру (наприклад, електронний лист, веб-сторінка ГО «Проліска», офіційна сторінка ГО «Проліска», на Facebook, тощо)
4.3. ЗАПИТИ ТА РОЗ’ЯСНЕННЯ УМОВ ЗАКУПІВЛІ
Потенційні учасники тендеру зобов’язані подавати будь-який запит щодо роз’яснення цього Запрошення до участі у процесі закупівлі виключно на електронну адресу: [email protected].
Кінцевий термін надходження запитів – 04 серпня 2026 року до 16:00.
ГО «Проліска» на свій розсуд може надіслати будь-яку відповідь на конкретне запитання всім іншим запрошеним учасникам тендеру одночасно.
ВАЖЛИВО:
Прохання звернути увагу, що тендерні пропозиції не повинні надсилатися на електронну адресу, вказану вище (тобто на ту, яка запропонована для надсилання запитів щодо роз’яснення умов тендеру). Недотримання цієї вимоги може стати причиною дискваліфікації компанії з подальшої оцінки тендерної пропозиції.
4.4. ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ
Ваша тендерна пропозиція повинна бути читабельною та підготовлена українською мовою. Будь ласка, надішліть свою тендерну пропозицію, використовуючи надані Додатки (А, B, C). Тендерні пропозиції, що не відповідають зазначеним форматам, можуть бути не прийнятими до розгляду.
ВАЖЛИВО:
Включення тендерної пропозиції до будь-якої кореспонденції, крім електронної адреси подання, призведе до дискваліфікації учасника тендеру. Будь ласка, надішліть свою тендерну пропозицію безпосередньо на електронну адресу: [email protected]
Ваша тендерна пропозиція повинна містити наступні два комплекти документів, які потрібно надіслати окремими електронними листами:
1. Технічна пропозиція:
● належним чином заповнений Додаток А «Технічна пропозиція»;
● належним чином заповнений Додаток С «Реєстраційна форма постачальника»;
● будь-яка інша суттєва документація на думку учасника тендеру.
2. Фінансова пропозиція
● належним чином заповнений Додаток В «Форма фінансової пропозиції».
4.4.1. ЗМІСТ ТЕХНІЧНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ
ВАЖЛИВО:
Жодна інформація про ціни не повинна бути включена в Технічну пропозицію. Невиконання цієї вимоги призведе до дискваліфікації учасника тендеру. Технічна пропозиція повинна містити всю необхідну інформацію.
Детальний опис технічних характеристик послуг, який потребує ГО «Проліска», можна знайти в Додатку А.
У вашій технічній пропозиції має бути чітко зазначено, чи ці послуги, які ви пропонуєте, повністю відповідають зазначеним технічним характеристикам. Необхідно чітко вказати та розкрити будь-які розбіжності із зазначеними технічними характеристиками.
ВАЖЛИВО:
Учасник закупівлі у своїй технічній пропозиції – Додатку А – може подати одне чи декілька найменувань послуг відповідно до технічних вимог за однією позицією, зазначивши назву та технічні характеристики кожного з них.
Реєстраційні документи: копія Виписки/Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, завірена у встановленому порядку.
Довідка про відкриття банківського рахунку.
Копія документу, який посвідчує статус платника податків учасника, завірена у встановленому порядку.
Додаток С «Реєстраційна форма постачальника»: ви повинні заповнити, підписати та подати разом із своєю Технічною пропозицією Додаток С «Реєстраційна форма постачальника».
Кодекс поведінки постачальників Громадської організації «Проліска»: фактом подання своєї пропозиції, Ви підтверджуєте, що ознайомлені та погоджуєтесь з Кодексом поведінки постачальників Громадської організації «Проліска».
4.4.2. ЗМІСТ ФІНАНСОВОЇ ПРОПОЗИЦІЇ
Ваша окрема Фінансова пропозиція повинна містити пропозицію в одній валюті – гривня. У випадку, якщо Ваша компанія буде обрана для подальшої співпраці, оплата здійснюватиметься в гривнях.
Фінансова пропозиція повинна охоплювати вартість послуг та всіх послуг, які будуть надані, в тому числі: безпосередньо вартість послуг та будь-які інші пов’язані з цим витрати, які можуть виникнути (ціна «все включено»).
Фінансова пропозиція повинна бути подана відповідно до Додатка B «Форми фінансової пропозиції». Тендерні пропозиції, які мають іншу структуру фінансової пропозиції, можуть не прийматися.
Ціноутворення, що зазначене в Тендерній пропозиції повинно залишатися чинним протягом періоду проведення тендеру та терміну дії Договору.
4.5. ПОДАННЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЙ
Тендерні пропозиції повинні бути надіслані електронною поштою лише на наступну електронну адресу: [email protected].
Зверніть увагу: учасник закупівлі може подати свою тендерну пропозицію як за всією закупівлею, так і за окремим її Лотом.
Всі Додатки до тендерної пропозиції (Додаток А, Додаток В, Додаток С) повинні бути у PDF форматі, підписані та завірені печаткою (за її використання). Копії документів у форматі PDF можуть, як доповнення, бути подані у Excel форматі (Додатки A та B).
Технічна та Фінансова пропозиції повинні бути чітко розділені – надіслані окремими листами і жодна фінансова інформація (включаючи ціну та вартість послуг) не повинна бути зазначена в Технічній пропозиції. Невиконання цієї вимоги призведе до дискваліфікації.
Кінцевий термін подання Тендерної пропозиції: 05 серпня 2026 року, 11:00 год. або раніше.
ВАЖЛИВО:
Будь-яку тендерну пропозицію, отриману після 05.08.2026 р. або надіслану на іншу електронну адресу ГО «Проліска», буде відхилено. ГО «Проліска» може, на свій розсуд, продовжити термін подання тендерних пропозицій, повідомивши про це одночасно всіх потенційних учасників тендеру на доступних інформаційних ресурсах (веб-сторінка ГО «Проліска», сторінка у соціальній мережі Facebook, тощо).
Будь ласка, зазначте у полі теми повідомлення наступну інформацію:
● RFP 2026-688;
● назву своєї компанії з назвою додатку;
● кількість надісланих повідомлень (наприклад: 1/3, 2/3, 3/3).
● вказати чи це технічна / фінансова пропозиція
Наприклад:
● RFP 2026-688 Компанія ### Технічна пропозиція (електронний лист 1 з 3);
● RFP 2026-688 Компанія ### Фінансова пропозиція (електронний лист 2 з 2).
Також учасники можуть надати свої тендерні пропозиції на паперовому носії, скориставшись послугами Укрпошти, Нової Пошти, кур`єрської доставки, або доставити конверт самостійно, опустивши його у поштову скриньку, розміщену при вході офісу ГО «Проліска», за адресою:
89421, Закарпатська обл., Ужгородський р-н, с. Сторожниця, вул. Ужгородська, 43.
На конвертах має бути чітко зазначена назва тендера, його номер та адресат, що зазначено нижче:
ОСОБІ, ВІДПОВІДАЛЬНІЙ ЗА ВІДКРИТТЯ КОНВЕРТІВ З ТЕНДЕРНИМИ ПРОПОЗИЦІЯМИ/ПРОПОЗИЦІЯМИ, RFP 2026-688
ГО «Проліска»
89421, Закарпатська область, Ужгородський р-н, с. Сторожниця, вул. Ужгородська, 43.
Конверт повинен містити два внутрішніх конверти, як описано нижче:
на обох конвертах вказуються назва та адреса Вашої компанії. Перший конверт має бути позначений «Технічна пропозиція» та містити заповнений Додаток А, Додаток С, та іншу додаткову інформацію. Другий конверт має бути позначений «Фінансова пропозиція» і містити заповнений Додаток B. Всі Додатки мають бути підписані та скріплені печаткою (у разі наявності).
Тендерні пропозиції на паперовому носії, подані будь-яким іншим чином, не приймаються.
ВАЖЛИВО:
Технічну та Фінансову пропозиції необхідно надіслати в окремих листах (конвертах). Невиконання цієї вимоги призведе до дискваліфікації учасника тендеру. У Технічну пропозицію не слід включати фінансову інформацію (ціни, вартість, тощо). Невиконання цієї вимоги стане причиною дискваліфікації учасника тендеру.
4.6. ПРИЙНЯТТЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЇ:
ГО «Проліска», за наявності обґрунтовано виняткових обставин, може продовжити термін подання тендерних пропозицій, повідомивши про це всіх учасників тендеру у письмовій формі. Продовження терміну може супроводжуватися зміною тендерної документації, підготовленої ГО «Проліска» за власною ініціативою або у відповідь на роз'яснення, надіслані потенційним постачальником.
ГО «Проліска» залишає за собою право прийняти або скасувати весь тендер, або за окремим лотом на будь-якому етапі проведення процедури закупівлі.
Зверніть увагу, що ГО «Проліска» не зобов’язана обрати будь-яку з компаній, які подають тендерні пропозиції, й у жодному разі не бере на себе зобов’язання щодо вибору компанії, яка пропонує найнижчу ціну. Крім того, Договір буде укладений з учасником тендеру, пропозиція якого вважатиметься такою, що найбільш відповідає потребам, а також загальним принципам ГО «Проліска», зокрема економії та ефективності й найкращого співвідношення ціни і якості.
4.7. ОЦІНКА ТЕНДЕРНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ
Кожна тендерна пропозиція буде розглянута окремо та незалежно. Учасники тендеру подають тендерну пропозицію для участі в тендері та використовують всі надані форми. Посилання на попередні або поточні пропозиції не розглядаються. Наявність раніше підписаних Договорів з ГО «Проліска» не розглядається як перевага чи гарантія для ухвалення майбутніх рішень щодо вибору переможця тендеру. Договір буде укладений з постачальником, що запропонував найнижчі ціни на послуги, що відповідають визначеним технічним характеристикам.
4.7.1. Реєстрація постачальників
Потенційні постачальники будуть додані до Бази даних постачальників ГО «Проліска» після вивчення їхньої спроможності виконати умови тендеру на основі поданих ними документів у складі тендерної пропозиції.
Після цього, на пізнішому етапі проводитиметься оцінка ефективності як постачальника, зокрема щодо:
● відповідності наданих послуг вимогам ГО «Проліска»;
● здатності оперативно реагувати на потреби ГО «Проліска»;
● своєчасність надання послуг;
● якість послуг.
4.7.2. Оцінка технічної частини тендерних пропозицій:
Усі тендерні пропозиції від потенційних постачальників будуть оцінені на основі наведених критеріїв оцінки, що зазначені в Додатку А «Форма технічної пропозиції», які оцінюватимуться за принципом «ТАК/НІ», «ЗГОДЕН/НЕ ЗГОДЕН». Пропозиції, які не відповідають обов’язковим вимогам не будуть допущені до подальшого оцінювання.
Технічна пропозиція оцінюватиметься з використанням, зокрема, наступних критеріїв і розподілу відсотків: 60% від загальної оцінки 100 балів. Оцінювання буде проводитись за бальною системою, крім того, встановлено обов’язкові вимоги для учасників тендеру, які оцінюватимуться за принципом ТАК/НІ. Технічні пропозиції, які не відповідають обов’язковим вимогам не будуть допущені до подальшого оцінювання. У випадку, якщо хоч одна обов’язкова вимога не виконана, пропозиція буде відхилена від подальшого оцінювання. Неповна інформація або відсутність підтверджуючих документів стосовно будь якої з обов’язкових вимог може стати причиною визнання невиконання вимоги тендеру.
Бали за технічну оцінку будуть нараховані за наступними критеріями:
Критерії оцінювання для Лоту № 1, Лоту № 3: Послуги харчування для учасників тренінгів.
№ з/п Критерії оцінювання Максимально можливий бал
1 За який період часу (кількість календарних днів) Замовник (ГО «Проліска») повинен надіслати Виконавцю (учаснику закупівлі) заявку щодо надання послуг харчування? 20 балів: кількість днів, вказана учасником, є максимально наближеною до дати початку тренінгу (від 1 до 3 днів);
10 балів: кількість днів, вказана учасником, перевищує максимально наближений строк до дати початку тренінгу (від 4 до 7 днів);
0 балів: кількість днів, вказана учасником, перевищує допустимий строк (від 8 днів і більше)
2 Чи має учасник закупівлі досвід надання аналогічних послуг? 10 балів: учасник закупівлі має досвід надання аналогічних послуг чотирьом контрагентам та більше;
5 балів: учасник закупівлі має досвід надання аналогічних послуг контрагентам у кількості від 1 до трьох;
0 балів: учасник закупівлі не має досвіду надання аналогічних послуг.
3 Наявність у учасника закупівлі достатньої, для надання послуг харчування, кількості кваліфікованого персоналу, який зможе забезпечити належний рівень надання вказаних послуг 30 балів: кількість персоналу є достатньою та вказує на спроможність учасника надавати послуги харчування, що замовляються (від 5 працівників і більше);
15 балів: кількість персоналу є допустимою та вказує на спроможність учасника надавати послуги харчування, що замовляються (від 3 до 4 працівників);
0 балів: кількість персоналу є недостатньою та унеможливлює надання послуг харчування, що замовляються (від 0 до 2 працівників).
4 Які умови оплати за надані послуги є прийнятними для учасника закупівлі? 30 балів: оплата послуг учаснику закупівлі здійснюватиметься за 100% післяплатою;
15 балів: учасник закупівлі потребує авансовий платіж за надані послуги у розмірі від 0% до 25% ;
0 балів: учасник закупівлі потребує авансовий платіж за надані послуги у розмірі від 26% до 100% .
5
Можливість по закінченню тренінгів надати звіт про харчування учасників, що відображає період та опис надання послуг (детальне меню та грамаж), а також всі поточні витрати, як додаток до Акту надання послуг за підписом уповноваженої особи.
10 балів: учасник закупівлі зобов’язується надати звіт за підписом уповноваженої особи.
0 балів: учасник закупівлі не подаватиме за підписом уповноваженої особи.
Критерії оцінювання для Лоту № 2: Послуги оренди конференц-залу для учасників тренінгів.
№ з/п Критерії оцінювання Максимально можливий бал
1 Вкажіть назву та адресу місцезнаходження конференц-залу для розміщення учасників тренінгів 30 балів: конференц-зал знаходиться в м. Полтава та з наявністю укриття на території;
10 балів: конференц-зал знаходиться і м. Полтава, та з укриттям в межах пішої доступності (до 400 м відстані від місцерозташування конференц-залу);
0 балів: укриття знаходиться на відстані, більшій, ніж 1 км від місцерозташування конференц-залу.
2 Вкажіть, яка кількість обладнання, у запропонованому конференц-залі, буде надана учасникам тренінгів 20 балів: наявність столів в достатній кількості для 22 людей, наявність фліпчарту, наявність екрану, проектору, клікерів.
10 балів: відсоток обладнання, запропонованих учасником, складає до 50% від загальної кількості обладнання, що замовляються;
0 балів: відсоток обладнання, запропонованих учасником, складає від 51% від загальної кількості обладнання, що замовляються.
3 Чи має учасник закупівлі досвід надання аналогічних послуг? 10 балів: учасник закупівлі має досвід надання аналогічних послуг від 36 місяців і більше;
5 балів: учасник закупівлі має досвід надання аналогічних послуг від 12 до 35 місяців;
0 балів: учасник закупівлі має досвід надання аналогічних послуг від 0 до 11 місяців.
4 Які умови оплати за надані послуги є прийнятними для учасника закупівлі? 30 балів: оплата послуг учаснику закупівлі здійснюватиметься за 100% післяплатою;
15 балів: учасник закупівлі потребує авансовий платіж за надані послуги у розмірі від 0% до 25% ;
0 балів: учасник закупівлі потребує авансовий платіж за надані послуги у розмірі від 26% до 100% .
5 Можливість по закінченню тренінгів надати звіт про проживання та оренду конференц-зали , що відображає період та опис надання послуг (детальний опис номерів та обаштування конференц зали), а також всі поточні витрати, як додаток до Акту надання послуг за підписом уповноваженої особи.
10 балів: учасник закупівлі зобов’язується надати звіт за підписом уповноваженої особи.
0 балів: учасник закупівлі не подаватиме за підписом уповноваженої особи.
Критерії оцінювання для Лоту № 4: Послуги проживання, оренди конференц-залу для учасників тренінгів.
№ з/п Критерії оцінювання Максимально можливий бал
1 Вкажіть назву та адресу місцезнаходження готелю для розміщення учасників тренінгів та адресу місцезнаходження конференц-залу для проведення тренінгів 30 балів: конференц-зал знаходиться на території готелю, де проживатимуть учасники;
10 балів: конференц-зал знаходиться за межами території готелю, де проживатимуть учасники, але в межах пішої доступності (до 1 км відстані від місцерозташування готелю до місцерозташування конференц-залу);
0 балів: конференц-зал знаходиться на відстані, більшій, ніж 1 км від місцерозташування готелю до місцерозташування конференц-залу.
2 Вкажіть, яка кількість номерів однієї категорії, у запропонованому готелі, буде надана учасникам тренінгів на період їх проживання 20 балів: всі номери, запропоновані учасником закупівлі, однієї категорії;
10 балів: відсоток номерів однієї категорії, запропонованих учасником, складає до 50% від загальної кількості номерів, що замовляються;
0 балів: відсоток номерів однієї категорії, запропонованих учасником, складає від 51% від загальної кількості номерів, що замовляються.
3 Чи має учасник закупівлі досвід надання аналогічних послуг? 10 балів: учасник закупівлі має досвід надання аналогічних послуг від 36 місяців і більше;
5 балів: учасник закупівлі має досвід надання аналогічних послуг від 12 до 35 місяців;
0 балів: учасник закупівлі має досвід надання аналогічних послуг від 0 до 11 місяців.
4 Які умови оплати за надані послуги є прийнятними для учасника закупівлі? 30 балів: оплата послуг учаснику закупівлі здійснюватиметься за 100% післяплатою;
15 балів: учасник закупівлі потребує авансовий платіж за надані послуги у розмірі від 0% до 25% ;
0 балів: учасник закупівлі потребує авансовий платіж за надані послуги у розмірі від 26% до 100% .
5 Можливість по закінченню тренінгів надати звіт про проживання та оренду конференц-зали , що відображає період та опис надання послуг (детальний опис номерів та обаштування конференц зали), а також всі поточні витрати, як додаток до Акту надання послуг за підписом уповноваженої особи.
10 балів: учасник закупівлі зобов’язується надати звіт за підписом уповноваженої особи.
0 балів: учасник закупівлі не подаватиме за підписом уповноваженої особи.
Максимально можливий бал відповідності вимогам: 100 балів.
Мінімальний прохідний бал (80%): 60 балів.
Якщо Технічна пропозиція отримала менш ніж мінімальний прохідний бал, вона буде вважатися такою, що є технічно несумісною та буде відхилена від подальшої оцінки.
Загальний бал за Технічною пропозицією розраховуватимуться за наступною формулою:
Загальний бал за Технічною пропозицією = [набрана кількість балів] х [0,6 (Технічний компонент 60%)]
4.7.3. Оцінка фінансової частини тендерних пропозицій:
Фінансова пропозиція буде відкрита та оцінена тільки у тих тендерних пропозиціях, які пройдуть оцінку Технічної пропозицій.
За Фінансовою пропозицією застосовуватиметься розподіл відсотків: 40% від загальної кількості балів.
Фінансова пропозиція буде оцінюватися за наступним принципом:
• максимальна кількість балів (40) буде присвоєна найнижчій ціновій пропозиції, за результатами порівняння з іншими ціновими пропозиціями.
• всім іншим Фінансовим пропозиціям буде присвоєно бали у зворотній пропорції до найнижчої ціни за формулою:
Кількість балів за Фінансовою пропозицією = [40 (загальний фінансовий компонент 40%)] х [найнижча ціна] / [інша ціна]
За результатами оцінки Фінансових пропозицій, буде визначено переможця тендеру.
Переможець тендеру та інші учасники тендеру будуть повідомлені про результати тендеру.
4.8. УКЛАДАННЯ ДОГОВОРУ
ГО «Проліска» може укласти Договір з одним або декількома учасникам тендеру. ГО «Проліска» залишає за собою право відтермінувати підписання Договору з переможцем (-цями) тендеру на невизначений термін після оголошення результатів тендеру. Після укладення Договору, будь-яка сторона може розірвати Договір тільки через 10 робочих днів з дати повідомлення іншої сторони в письмовій формі або електронною поштою.
4.9. ВАЛЮТА
Оплата за надання послуг за Договором, укладеним за результатами цього тендеру, буде оформлено у національній валюті України – гривня. Оплата здійснюватиметься згідно із загальними умовами договорів ГО «Проліска» у національній валюті України – гривня. Платежі будуть ініціюватися згідно з умовами Договору.
ГО «Проліска» залишає за собою право на внесення змін до договору про закупівлю.
У зв’язку зі специфікою предмета закупівлі (послуги з організації заходу, що включають харчування, проживання та оренду конференц-залу), допускається зміна суми закупівлі в межах до 15% від початкової вартості, у разі:
• зміни фактичної кількості учасників заходу;
• уточнення тривалості проживання;
• зміни обсягу послуг харчування;
• необхідності додаткового використання конференц-залу;
• інших об’єктивних обставин, що впливають на обсяг надання послуг.
Необхідні документи для участі у процесі закупівлі:
Запрошення № RFP 2026-688 https://surl.li/mzvwnw
Додаток А – Форма технічної пропозиції RFP_2026-688 https://surl.li/tllkha
Додаток В – Форма фінансової пропозиції-RFP_2026-688 https://surl.li/nrzfoo
Додаток С Реєстраційна картка постачальника RFP 2026-688 https://surl.li/tpdvdp
Кодекс поведінки постачальників ГО Проліска https://surl.li/cyrinw
Чекаємо на Ваші пропозиції!
Дякуємо за участь!
