31/05/2026
🔷 Sobre la documentación exigible en el ejercicio de la actividad 🔷
Varias personas nos han preguntado sobre este tema, y hemos intentado condensar en una sola publicación un marco regulatorio que, en la práctica, suele generar bastantes conflictos durante las inspecciones.
📘 En el caso de los el [DL90/24] establece que está obligado a portar, en el ejercicio de la actividad, los documentos acreditativos que lo autorizan a ejercer el trabajo por cuenta propia, incluidos los que respaldan los requisitos de obligatorio cumplimiento, según la actividad; es decir, el proyecto, las licencias, permisos, autorizos, contratos bancarios, y cualquiera de los documentos relacionados con la actividad.
📘 La clave aquí es entender qué significa “portar en el ejercicio de la actividad”, porque dependerá del lugar donde realmente se esté ejerciendo:
- si lo ejerce en el domicilio, pues en el domicilio
- si lo ejerce en un establecimiento (arrendado por ejemplo), pues en el establecimiento
- si lo ejerce en el domicilio del cliente, pues en una carpeta que anda contigo
- si lo ejerce en puntos móviles, pues copia en cada uno de estos.
📘 Estos no son los únicos documentos exigibles, podemos encontrar además:
- la copia del empleador del contrato laboral (no es exigible la copia del empleado), el contrato tiene que ser por escrito, si es digital con su consecuente firma digital;
- colocar en un lugar visible el horario de funcionamiento de la instalación y la
licencia que emite el Registro Comercial, en los casos que proceda;
- consignar en el Libro de Registro de Arrendatarios y Huéspedes los datos del
arrendatario, así como de sus acompañantes, si los hubiera, y custodiarlo durante los cinco años siguientes a partir de su entrega, aunque se cancele la autorización, para los que ejercen el arrendamiento de vivienda, habitaciones y espacios;
- el registro contable y el saldo en cuenta bancaria que demuestre que has retenido el importe de las vacaciones anuales pagadas y/o las has abonado en el período de su disfrute;
- el modelo correspondiente que certifique el salario pagado y el tiempo de servicios de las personas contratadas, a los efectos de la seguridad social.
ℹ️ ¿Es exigible la documentación en el establecimiento, aunque no esté el titular?
Entendemos que sí.
Recordemos que el trabajo por cuenta propia se realiza "de forma ,
y ". Siendo además una de las obligaciones, ejercer las actividades aprobadas en el Proyecto de Trabajo, excepto en las actividades de transporte de carga y pasajeros, de arrendamiento de medios de transporte y de vivienda, habitaciones y espacios. Si no estás presente en el establecimiento, ya estás incumpliendo. Nos nos referimos a "fui un momento a comprar mercancía" sino a los modelos de negocios donde el titular administra y toda la operación queda permanentemente en manos de empleados. En esos casos, el inspector perfectamente puede exigir documentación relacionada con la actividad.
Aquí tienes dos opciones:
- O el titular permanece en el establecimiento con toda la documentación exigible.
- O deja en el establecimiento copias suficientes de la documentación necesaria..
Otros aspectos a tener en cuenta
- Las copias no tienen que ser fotocopias necesariamente, pueden ser originales múltiples o duplicados, como firmar tres contratos laborales (una para el empleado, otra para el empleador y otra para que quede en el establecimiento).
- Los documentos digitales tienen validez real si están acompañados de firma digital, pero aquí juego mucho la discrecionalidad del inspector, hay que negociar, y no nos referimos a corromperlo. Estamos hablando de explicar, colaborar, mostrar disposición, facilitar acceso a la información, y resolver el problema sin confrontación innecesaria.
- Los mismo aplica las fotos, pero a las fotos que realmente parezcan escaneados, una foto mal tirada difícilmente servirá. Una imagen bien escaneada probablemente funcione mejor que una foto borrosa tomada apurada desde WhatsApp.
- "Los tiene el gestor" NO siempre será una solución efectiva, porque la norma habla de documentos exigibles DURANTE el ejercicio de la actividad. Nuevamente negociar.
- Este marco regulatorio no exige tener en el ejercicio de la actividad los libros contables [para las inspecciones de la ONAR sí], ni un registro de transacciones por QR. Aun así, en inspección siempre suele ser mejor colaborar, facilitar información, y ganar tiempo razonablemente. Un "no está aquí, pero ahora lo buscamos, o mañana lo traemos" funciona mejor que una negativa frontal.
- Se pueden exigir otros documentos que no son objetivo de esta publicación, como justificantes de licitud de la mercancía, o las fichas de costo, que hemos tratados en otros momentos.
¿Y las MIPYMES y CNA?
Al ser personas jurídicas, el tratamiento es diferente.
Sí se les es exigible determinada documentación, como las licencias/permisos propios del establecimiento, pero sin llegar a la profundidad exigible a un TCP (como los contratos del empleados o el registro de provisión de vacaciones). A diferencia de los TCP, ni el socio ni el administrador tienen que estar presente en los establecimientos comerciales. Toda esa documentación puede estar perfectamente en la sede social/administrativa de la empresa que es donde corresponde fiscalizar este tipo de documentación. En los establecimientos comerciales solo es fiscalizable lo que ahí se ejerza. Lo que sí no puede pasar es que se llegue al domicilio social y ahí no se encuentre la documentación.
Ten en cuenta que el marco contravencional [DL91/24] es claro en esta situación:
MENOS GRAVE, con una multa de 2 000 a 12 000 CUP para TCP y de 4 000 a 18 000 MIPYME/CNA:
- No portar en el ejercicio de la actividad los documentos exigibles, según las normas vigentes;
GRAVE, con una multa de 16 000 a 36 000 CUP para TCP y de 24 000 a 60 000 CUP para MIPYME/CNA:
- realizar las actividades sin las licencias y permisos requeridos;
- no registrar los salarios y otras remuneraciones y el tiempo de servicios de las
personas contratadas, a los efectos de la seguridad social;
- no retener el importe por concepto de vacaciones, contribución especial a la
seguridad social, ingresos personales y otros impuestos en la forma y condiciones
que establece la legislación vigente.
✒️ Empezar SURL
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