Règlements de la Fondation
SECTION I -DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1 – Le nom
1.1 Le nom de la société est : Fondation de la Chantigole.
1.2 La fondation est une association constituée en personne morale régie par la troisième partie de la Loi sur les compagnies (LRQ c. C-38).
1.3 Le nom de la Fondation est dûment enregistré auprès du Registraire des entreprises du Québec. Article 2 – Le siè
ge social
2.1 Le siège social de la fondation est situé dans la Municipalité de Bromont, au 35 chemin de Gaspé. Article 3 – Le sceau
3.1 La forme du sceau est déterminée par le conseil d’administration et son utilisation n’est faite qu’avec le consentement du président ou du secrétaire. Article 4 - Pouvoirs
4.1 La fondation peut exercer, outre les pouvoirs qui lui sont accordés par la Loi et ses lettres patentes, les pouvoirs suivants, savoir :
-recueillir des dons en biens ou en argent;
-acquérir, acheter, louer ou autrement posséder des biens meubles ou immeubles pour des fins compatibles aux objets de la fondation;
-Vendre, céder, transporter, louer, aliéner, à titre gratuit ou onéreux, les biens meubles et immeubles détenus ou possédés par la fondation selon ses buts et objectifs;
Article 5 - Mission, vision, valeurs et principes en matière de bonne gouvernance
5.1 Mission
5.1.1 La Fondation de l’école de la Chantignole est un organisme à but non lucratif qui a pour mission de contribuer à l’évolution continue du milieu scolaire des élèves de l’école de la Chantignole par l’organisation d’activités éducatives (conférences, spectacles et activités familiales) et par la mise en œuvre d’activités de levée de fonds pour le financement de besoins particuliers pour la clientèle de l’école (mise à niveau des infrastructures des cours d’écoles).
5.2 (laissé vide)
5.3 Valeurs de la Corporation
5.3.1 Les valeurs de la fondation sont :
i) respect des personnes;
ii) respect social;
iii) innovation et dynamisme;
iv) collaboration et partenariat;
v) encouragement de l’économie locale ; et
v) intégrité
5.4 Principes en matière de bonne gouvernance
5.4.1 Les principes de la fondation en matière de bonne gouvernance sont :
i) intégrité;
ii) efficacité;
iii) transparence;
iv) équitabilité; et
v) loyauté
Le conseil d’administration peut modifier la mission, la vision, les valeurs et les principes en matière de bonne gouvernance de la fondation. SECTION II – LES MEMBRES
Article 6 – Définition
6.1 Est membre de la fondation toute personne physique, âgée de 18 ans et plus ayant les qualités requises et qui souscrit aux buts généraux de la fondation.
6.2 La fondation est constituée de membres faisant partie des catégories suivantes :
-Membre votant : Devient membre tout parents d’élève fréquentant l’école la Chantignole qui accepte :
a) signer un formulaire d’adhésion ou tout autre formulaire qui pourrait être requis par le conseil d’administration ;
b) s’engager à respecter les règlements de la fondation ;
c) de travailler bénévolement à la poursuite des objectifs de la fondation ;
d) de satisfaire à toute autre condition que peut décréter le conseil d’administration ;
-Membre d’office : Le directeur ou la directrice de l’établissement ainsi que le président ou la présidente du conseil d’établissement de l’école la Chantignole, s’ils le désirent. Article 7 – Démission
7.1 Tout membre peut démissionner en adressant un avis écrit à cet effet au président ou au secrétaire de la fondation. Cette démission entre en vigueur dans les trente (30) jours suivants la réception de cet avis.
7.2 Tout membre est également réputé avoir démissionné un (1) an et soixante (60) jours après être devenu membre à moins d’avoir renouveler son membership selon l’article 6 ci-dessus. Article 8 – Suspension et expulsion
8.1 Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre pour la période qu’il détermine, ou expulser définitivement tout membre qui enfreint quelque(s) disposition(s) ou règlement(s) de la fondation ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles aux buts poursuivis par la Fondation.
8.2 La décision du conseil d’administration est finale et sans appel. Le conseil est autorisé à adopter et à suivre en cette matière la procédure qu’il juge adéquate.
8.3 Toutefois, toute procédure doit assurer la confidentialité des débats, préserver la réputation de la (les) personne(s) en cause, et être équitable. SECTION III - LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
Article 9 – Assemblée générale annuelle
9.1 L’assemblée générale annuelle des membres de la fondation a lieu dans un endroit désigné au mois de septembre de chaque année.
9.2 L’ordre du jour doit contenir, entre autres choses, le rapport annuel des administrateurs, l’élection des administrateurs, la présentation des états financiers du dernier exercice, la ratification des règlements adoptés et actes posés par le conseil et par les dirigeants et la nomination des vérificateurs. Article 10 – Convocation
10.1 Toute assemblée générale annuelle des membres est convoquée au moyen d’un avis écrit envoyé par la poste, par courrier électronique ou tout autre moyen à la dernière adresse connue des membres, indiquant la date, l’heure, l’endroit et l’ordre du jour de ladite assemblée, et ce, dans un délai de sept (7) jours précédant sa tenue. Article 11 – Quorum
11.1 Le quorum est fixé à cinq (5) membres votants.
11.2 Le quorum est requis en début d’assemblée seulement. Article 12 – Vote
12.1 Chaque membre a droit à un seul vote et les votes par procuration ne sont pas valides.
12.2 Les votes se prennent à main levée ou, si tel est le désir de la majorité de l’assemblée générale, par scrutin secret. Dans ce cas, c’est le secrétaire qui agit à titre de scrutateur.
12.3 Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des membres présents.
12.4 Les règlements visant le changement de siège social, la dénomination sociale, la modification au nombre des administrateurs et les pouvoirs doivent être adoptés aux deux tiers des votes exprimés.
12.5 Tout membre qui enregistre sa voix à l’encontre d’une proposition peut faire noter sa dissidence au procès-verbal. Article 13 – Président et secrétaire d’assemblée
13.1 L’assemblée annuelle des membres est présidée par le président de la fondation. C’est le secrétaire de la fondation qui agit comme secrétaire de l’assemblée. En l’absence de l’un ou de l’autre, les membres choisissent parmi eux un président ou un secrétaire d’assemblée. Article 14 – Pouvoirs et obligations
14.1 L’assemblée élit les membres du conseil d’administration.
14.2 L’assemblée adopte le rapport annuel des vérificateurs de comptes (états financiers) et nomme deux vérificateurs de comptes parmi les membres pour le prochain exercice financier.
14.3 L’assemblée ratifie les règlements généraux adoptés par le conseil d’administration et toute autre affaire dont elle est saisie. Article 15 – Assemblée extraordinaire
15.1 Des assemblées extraordinaires des membres peuvent être tenues, en tout temps pour l’expédition de toute affaire relevant de l’assemblée annuelle ou pour un débat sur une question qui, de l’avis du conseil d’administration est assez grave pour justifier une consultation de l’assemblée, ou encore parce que le règlement d’une question ne saurait être différée jusqu’à l’assemblée annuelle.
15.2 Une telle assemblée extraordinaire peut être convoquée par le président de la fondation ou le conseil d’administration, et ce, dans un délai de cinq (5) jours précédant la tenue de cette assemblée. L’avis de convocation d’une assemblée extraordinaire doit mentionner toute affaire dont elle doit prendre connaissance et disposer à cette assemblée.
15.3 À toute assemblée extraordinaire des membres, aucun autre sujet que celui ou ceux indiqués dans l’avis de convocation ne peut être pris en considération.
15.4 Cependant, l’omission accidentelle dans l’avis de convocation de la mention d’une des affaires qui doivent être prises en considération à l’assemblée n’empêche pas l’assemblée de prendre cette affaire en délibération, à moins que les intérêts d’un membre ne soient lésés ou ne risque de l’être.
15.5 Les articles 11.1, 11.2, 12.1, 12.2, 12.3, 12.5 et 13.1 s’appliquent également aux assemblées extraordinaires. SECTION IV - LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Article 16 – Composition
16.1 Les affaires de la fondation sont administrées par un conseil d’administration composé de sept (6) personnes réparties comme suit :
a) six (4) membres élus lors de l’assemblée générale annuelle ;
b) De la direction de l’école. Article 17 – Éligibilité
17.1 Seuls les membres votants en règle de la fondation sont éligibles comme administrateurs. Ils doivent être présents à l’assemblée au moment de l’élection ou avoir signifié par écrit leur accord pour être candidats à l’élection. Article 18 – Durée du mandat
18.1 Un membre du conseil d’administration entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Il demeure en fonction jusqu’à ce que son successeur ait été nommé ou élu à l’assemblée générale suivante, à moins que dans l’intervalle, il ne cesse de l’être, conformément aux dispositions du présent règlement.
18.2 La durée du mandat des administrateurs est de deux (2) ans et celui de la direction d’école est d’un an.
18.3 Un membre peut être réélu au sein du conseil d’administration. Article 19 – Procédure d’élection
19.1 La moitié des administrateurs est élue chaque année par les membres en règle au cours de l’assemblée annuelle. Dans le cas où il n’y a pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, l’élection a lieu par acclamation. Dans le cas où il y a plus de candidats que d’administrateurs à élire, l’élection est faite par scrutin secret à la majorité simple. Article 20 – Devoirs des administrateurs
20.1 Le conseil est élu pour administrer toutes les affaires de la fondation, tel que défini par la loi.
20.2 Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l’organisme conformément à la Loi et aux règlements généraux, adopte les nouveaux règlements ou les modifie, s’il y a lieu, et adopte les résolutions qui s’imposent pour réaliser les buts de l’organisme.
20.3 Il adopte le budget, assure le contrôle financier et approuve les états financiers qu’il soumet à l’assemblée générale annuelle des membres.
20.4 Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.
20.5 Il prend toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à la fondation d’accepter, de solliciter et de recevoir des subventions, des legs, des présents de toutes sortes dans le but de promouvoir les intérêts de la fondation.
20.6 Il peut déléguer des pouvoirs qu’il possède à l’exception des pouvoirs qui lui sont dévolus expressément par la loi.
20.7 Le conseil voit à la mise sur pied de tous les comités de travail qu’il juge nécessaire de créer pour l’accomplissement de son rôle. Il en fixe le mandat, la durée et reçoit pour étude et adoption les rapports de tels comités.
20.8 Sous réserve des présents statuts, le conseil peut adopter tout règlement pour régir sa procédure interne et tout moyen nécessaire à l’accomplissement adéquat de ses responsabilités et fonctions. Article 21 – Retrait d’un administrateur
21.1 Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction; tout administrateur :
a) Qui présente par un avis écrit sa démission au conseil d’administration, soit au président ou au secrétaire de la fondation ou lors d’une réunion du conseil;
b) Qui décède, qui devient insolvable ou interdit ou qui est accusé en vertu d’un article du Code criminel;
c) Qui cesse de posséder les qualifications requises;
d) Qui s’absente à plus de trois (3) réunions consécutives sans motif valable déclaré au président pour justifier une telle absence. Article 22 – Vacance
22.1 Tout poste vacant au conseil d’administration peut être pourvu par un membre en règle, éligible, et ce, sur résolution du conseil d’administration. Le nouveau membre du conseil exerce ses fonctions pour la durée non expirée du terme ou jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres. Article 23 – Rémunération
23.1 Les administrateurs ne touchent en cette qualité aucune rémunération pour l’exécution de leurs fonctions. Ils peuvent toutefois être remboursés des dépenses raisonnablement encourues dans l’exercice de leurs fonctions, conformément aux dispositions établies par le conseil d’administration à cet égard.
23.2 Le conseil d’administration fixe les critères et les taux à appliquer dans de telles situations en fonction des possibilités financières de la fondation. SECTION V - LES RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Article 24 – Fréquence des réunions
24.1 Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au moins quatre (4) fois par année. Article 25 – Convocation et lieu
25.1 Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire ou le président, soit sur instruction du président, soit sur demande écrite d’au moins deux (2) des administrateurs. Elles sont tenues dans un endroit désigné par le président ou le conseil d’administration. Article 26 – Avis de convocation
26.1 L’avis de convocation et l’ordre du jour peuvent être écrits, transmis par courrier électronique ou par tout autre moyen de transmission personnalisé; sauf exception, ils doivent être donnés cinq (5) jours francs avant la réunion.
26.2 Une réunion peut être tenue sans avis de convocation si les membres sont présents ou consentent à la tenue de la réunion par avis de renonciation. La réunion du conseil qui suit immédiatement l’assemblée générale peut être tenue sans avis de convocation. Article 27 – Quorum
27.1 Le quorum est fixé à trois (3) administrateurs.
27.2 Ce quorum est requis en début d’assemblée seulement. Article 28 – Vote
28.1 Chaque membre a droit à un seul vote et les votes par procuration ne sont pas valides.
28.2 Les votes se prennent à main levée ou, si tel est le désir d’une personne, par scrutin secret. Dans ce cas, c’est le secrétaire qui agit à titre de scrutateur.
28.3 Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des membres présents. En cas d’égalité, le vote du président compte en double.
28.4 Tout membre qui enregistre sa voix à l’encontre d’une proposition peut faire noter sa dissidence au procès-verbal. Article 29 – Président et secrétaire
29.1 Les réunions du conseil d’administration sont présidées par le président de la fondation. Le secrétaire de la fondation agit comme secrétaire des réunions. En leur absence, le vice-président agit comme président de la réunion et les administrateurs choisissent parmi eux un secrétaire de réunion. Article 30 – Procédure
30.1 Le président veille au bon déroulement de la réunion et en général conduit les procédures sous tous ses rapports.
30.2 Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une réunion du conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de la fondation, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal habituel.
30.3 Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une réunion du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux, notamment par téléphone ou vidéo-conférence. Ils sont alors réputés avoir assisté à la réunion. SECTION VI - LES DIRIGEANTS
Article 31 – Désignation
31.1 Les dirigeants de la fondation sont : le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Article 32 – Élection
32.1 Le conseil d’administration doit, à sa première assemblée suivant l’assemblée générale annuelle des membres, et par la suite lorsque les circonstances l’exigent, élire ou nommer les dirigeants de l’organisme. Article 33 – Rémunération
33.1 Les dirigeants ne touchent en cette qualité aucune rémunération pour leurs activités à titre de dirigeants. Cependant, ils ont droit au remboursement de leurs frais suivant les conditions prévues à l’article 23.1 et 23.1. Article 34 – Durée du mandat
34.1 La durée du mandat d’un dirigeant est de deux (2) an. Article 35 – Démission et destitution
35.1 Tout dirigeant peut démissionner en tout temps en avisant par écrit le président ou le secrétaire lors d’une réunion du conseil d’administration.
35.2 Le conseil d’administration peut par résolution destituer tout dirigeant pour ou sans cause, sauf s’il y a convention contraire par écrit. Article 36 – Vacance
36.1 Toute vacance dans un poste de dirigeant par suite de décès, de démission ou de toute autre cause peut être pourvue par le conseil d’administration. Le dirigeant ainsi nommé reste en fonction pour la durée non écoulée du mandat de la personne qu’il remplace. Article 37 – Délégation de pouvoir
37.1 En cas d’absence ou d’incapacité d’un dirigeant de la fondation ou pour toute raison jugée suffisante par le conseil d’administration, ce dernier peut déléguer les pouvoirs de ce dirigeant à un autre dirigeant ou à un membre du conseil d’administration. Article 38 – Fonctions du président
38.1 Il préside toutes les réunions du conseil d’administration et toutes les assemblées générales.
38.2 Il surveille l’exécution des décisions prises au conseil d’administration et remplit toutes les charges qui lui sont confiées par le conseil d’administration.
38.3 Il signe avec le secrétaire les documents qui engagent la corporation.
38.4 Il représente officiellement le conseil d’administration dans le cas où il n’est pas prévu autrement.
38.5 Il accomplit tout autre mandat que lui confie le conseil d’administration. Article 39– Fonctions du vice-président
39.1 En cas d’absence ou d’incapacité du président, le vice-président a les pouvoirs de celui-ci et assume ses obligations. Article 40 – Fonctions du secrétaire
40.1 Il assiste à toutes les assemblées des membres et du conseil d’administration, s’assure de la rédaction des procès-verbaux et voit à ce qu’ils soient signés par les personnes autorisées.
40.2 Il a la garde du livre des procès-verbaux, des registres, des archives et de tous les documents de la fondation.
40.3 Il est responsable de la correspondance de la fondation, s’assure de la rédaction des lettres ou textes officiels et voit à ce qu’ils soient signés par les personnes autorisées. Article 41 – Fonctions du trésorier
41.1 Le trésorier a sous sa surveillance les finances de la fondation. Il doit, lorsque requis par le conseil d’administration, lui rendre compte de la situation financière de la fondation et de toutes ses transactions comme trésorier.
41.2 Aussitôt que possible après la clôture de chaque exercice financier, il soumet au conseil d’administration un rapport sur l’exercice financier écoulé.
41.3 Il est responsable de la garde, du dépôt et de la tenue de tous les livres de comptes et autres documents qui, selon les lois régissant la fondation, doivent être tenus par la fondation.
41.4 Il doit remplir tous les autres devoirs propres à la fonction du trésorier, ainsi que ceux que le conseil d’administration peut, de temps à autre, lui assigner, par voie de résolution, le tout sous le contrôle et la surveillance du conseil d’administration. SECTION VII - LES COMITÉS
Article 42 – Catégories
42.1 Le conseil d’administration peut créer des comités ou groupes de travail qu’il juge à propos. Article 43 – Comités spéciaux
43.1 Les comités sont créés par le conseil d’administration suivant les besoins, pour une période ou pour des buts déterminés. Ces comités traitent des objets pour lesquels ils sont formés et relèvent du conseil d’administration auquel ils doivent faire rapport sur demande. Ils sont dissous automatiquement à la fin de leur mandat. SECTION VIII - LES DISPOSITIONS FINANCIÈRES ET ADMINISTRATIVES
Article 44 – Pouvoirs et obligations
44.1 L’exercice financier de la fondation débute le 1er juillet et se termine le 30 juin de l’année suivante. Article 45 – Vérification de comptes
45.1 La fondation doit, à chaque assemblée générale annuelle, nommer, parmi les membres votants, deux vérificateurs de comptes qui entrent en fonction jusqu’à l’assemblée générale suivante.
45.2 Aucun membre non votant de la fondation, ni aucun de ses administrateurs ne peut remplir cette charge.
45.3 Les livres et les états financiers de la fondation sont vérifiés chaque année dans les trois (3) mois qui suivent l’expiration de chaque exercice financier par les vérificateurs de comptes nommés à cette fin.
45.4 Les états financiers vérifiés sont soumis à l’approbation du conseil d’administration dans les quatre-vingt-dix (90) jours de la fin de l’exercice financier et entérinés par l’assemblée générale annuelle.
45.5 Le vérificateur de comptes doit faire rapport aux membres de la fondation pour la période de son mandat et son rapport doit être entériné par l’assemblée générale annuelle. Article 46 – Procédures administratives
46.1 Il revient au conseil d’administration de s’assurer que la fondation fonctionne selon les règles de procédure nécessaires à l’administration de la fondation. Article 47 – Signatures
47.1 Tous les chèques, traites, billets et autres effets négociables peuvent être signés, tirés, acceptés ou endossés par deux des trois administrateurs suivants : le président, le secrétaire et le trésorier.
47.2 Les extraits des procès-verbaux ou autres documents doivent être certifiés par le secrétaire de la fondation. En cas d’incapacité, il peut être remplacé par tout autre membre du conseil.
47.3 Les contrats et autres documents requérant la signature de la fondation sont au préalable approuvés par le conseil d’administration et, sur telle approbation, sont signés conjointement par le président et par le secrétaire, ou par toute autre personne désignée dans la résolution. Article 48 – Autres dispositions
48.1 Tout membre, administrateur ou employé qui se livre à des opérations de contrepartie avec la fondation ou qui contracte à titre personnel avec la fondation ou à titre de représentant de cette dernière auprès de l’un de ses partenaires ou qui est directement ou indirectement intéressé dans un contrat ou une décision, doit divulguer son intérêt au conseil d’administration. S’il est présent au moment où le conseil d’administration délibère et décide au sujet de tout contrat ou autre décision le concernant, il doit se retirer de la séance pour le temps consacré à ce sujet. Tel retrait temporaire n’a pas pour effet de modifier le quorum de la réunion qui est réputé être le même, le membre devant se retirer étant réputé présent; toutefois, la majorité requise pour l’adoption d’une résolution tient compte du nombre de membres réputés présents habilités à voter.
48.2 Tout administrateur, dirigeant ou mandataire sera tenu, au besoin et à toute époque, à même les fonds de la personne morale, indemne et à couvert : De tous frais, charges et dépenses quelconques, que cet administrateur supporte ou subit au cours et à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui à l’égard ou en raison d’actes faits ou choses accomplis ou permis par lui dans l’exercice ou pour l’exécution de ses fonctions, et de tous autres frais, charges ou dépenses qu’il supporte ou subit ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire. Aucun administrateur ou dirigeant de la personne morale n’est responsable des actes, encaissements, négligences ou défauts d’un administrateur, dirigeant ou employé, ni d’aucune perte, dommage ou dépenses occasionnées à la personne morale par l’insuffisance ou un défaut du titre à un bien acquis pour la personne morale par ordre des administrateurs ou à l’insuffisance ou de la faiblesse de garantie sur laquelle la personne morale s’est dessaisie d’argent ou d’autres biens ou les a investis, ou de toute perte ou de tout dommage résultant de la faillite, de l’insolvabilité ou des actes délictueux de toute personne, firme ou personne morale avec laquelle de l’argent, des valeurs mobilières ou des effets ont été logés ou déposés, ou de toute autre perte, dommage ou infortune de quelque nature qui peut arriver dans l’exécution de ses fonctions ou en relation avec celles-ci à moins qu’elles ne soient survenues par son fait ou son défaut volontaire. Article 49 – Code de déontologie
49.1 Le Code de déontologie des administrateurs requis en vertu de la Loi sur le ministère du conseil exécutif se trouve en annexe 1 et fait partie intégrante du présent règlement. Article 50 – Amendement aux présents règlements
50.1 Le conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement, mais cette abrogation ou modification ne sera en vigueur, à moins que dans l’intervalle elle ne soit ratifiée par une assemblée extraordinaire des membres, que jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres; et si cette abrogation ou cette modification n’est pas ratifiée à la majorité simple des voix lors de cette assemblée annuelle, elle cessera de ce jour seulement, d’être en vigueur.
