08/14/2026
Offre d'opportunité/ Opportunity offer:
IMPORTANT : Le bilinguisme francais/anglais est OBLIGATOIRE et non negociable pour ce poste. Merci de ne postuler que si vous etes parfaitement bilingue.
Titre : Assistant(e) administratif(ve) virtuel(le) bilingue - Contrat freelance Ottawa-Gatineau
Notre entreprise, Our Executive Director, est une firme de gestion d'associations et d'organismes sans but lucratif basee a Gatineau. Nous servons des associations a travers le Canada dans leurs operations administratives, la recherche de financement, la croissance des membres et la gouvernance.
Nous recherchons un(e) assistant(e) virtuel(le) bilingue (francais/anglais) pour un contrat freelance, du lundi au vendredi, 9 h a 17 h.
Exigences :
- Bilinguisme francais/anglais OBLIGATOIRE - ce n'est pas negociable
- Resider dans la region d'Ottawa-Gatineau
- Travailleur(se) autonome - pas d'agence, pas de candidature a l'etranger
- Disponible durant les heures normales de bureau, du lundi au vendredi
- Experience en prise de proces-verbaux lors de reunions formelles
Responsabilites :
- Prise de proces-verbaux lors de reunions clients et comites
- Recherche de prospects pour la croissance des membres, la vente de commandites et le developpement des affaires
- Mise a jour de bases de donnees et suivi de contacts
- Redaction de courriels, organisation de reunions, gestion de calendriers
- Soutien a la direction dans les suivis quotidiens
- Aide a la creation de contenu (medias sociaux, infolettres, site web)
- Un atout : competences en graphisme ou communications
Remuneration : 25 $ a 35 $/h, selon l'experience
Pour postuler : Repondez a cette annonce avec une breve note sur votre experience et vos disponibilites (en francais et en anglais, svp); nous vous recontacterons pour les prochaines etapes.
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IMPORTANT: Bilingualism in French and English is MANDATORY and non-negotiable for this role. Please apply only if you are fully bilingual - unilingual anglophone applicants will not be considered.
Our Executive Director is a boutique association and nonprofit management firm based in Gatineau, serving client associations across Canada with administrative operations, fundraising support, membership growth, and governance services.
We're hiring a bilingual (English/French) virtual administrative assistant on a freelance contract basis, Monday to Friday, 9 AM-5 PM ET.
Requirements:
- Bilingual in French and English - REQUIRED, not negotiable
- Based in the Ottawa-Gatineau region
- Independent contractor - not an agency, not an offshore applicant
- Available during standard business hours, Monday-Friday
- Experience taking formal meeting minutes for client/board meetings
What you'll do:
- Take minutes at client and committee meetings
- Research prospects to support membership growth, sponsorship sales, and business development
- Maintain and update contact databases and CRM records
- Draft emails, schedule meetings, manage calendars
- Support leadership with day-to-day follow-ups
- Help create content for social media, newsletters, and the website
- Graphic design or communications experience is a plus
Pay: $25-$35/hr, based on experience
To apply: Reply to this post with a short note about your experience and availability, in both French and English please, and we'll follow up about next steps.
