04/10/2025
১ম সভার কার্যবিবরণী
তারিখ: ৩ অক্টোবর ২০২৫
সময়: রাত ৮টা
স্থান: কেন্দীয় কার্যালয়
গৃহীত সিদ্ধান্তসমূহ
1. সেবাগ্রহীতার কাগজপত্র সংরক্ষণ
প্রতিটি সেবাগ্রহীতার যথাযথ বা লিগ্যাল কাগজপত্র (জাতীয় পরিচয়পত্র, নিবন্ধন ফরম, প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট) সংগ্রহ ও সংরক্ষণ করা হবে।
এসব নথি সংগঠনের আর্কাইভ ফাইলে সঠিকভাবে সাজিয়ে রাখা হবে যাতে ভবিষ্যতে যেকোনো প্রয়োজনে যাচাই-বাছাই করা যায়।
2. ইভেন্টভিত্তিক তালিকা তৈরি ও অনুমোদন
প্রত্যাশা ফাউন্ডেশনের প্রতিটি ইভেন্ট (যেমন ঈদ উপহার বিতরণ, শীতবস্ত্র বিতরণ, শিক্ষাসামগ্রী বিতরণ, চিকিৎসা সহায়তা প্রভৃতি) এর সেবাগ্রহীতার তালিকা আগে থেকে প্রস্তুত করা হবে।
প্রতিটি তালিকা সভার মাধ্যমে সকল সদস্যের উপস্থিতিতে আলোচনা ও অনুমোদনের মাধ্যমে চূড়ান্ত করা হবে, যাতে স্বচ্ছতা বজায় থাকে।
3. বিতরণ রেজিস্টার প্রণয়ন
একটি স্থায়ী বিতরণ রেজিস্টার তৈরি করা হবে।
এতে প্রতিটি ইভেন্ট অনুযায়ী বিতরণের তারিখ, স্থান, উপকারভোগীর নাম, জাতীয় পরিচয়পত্র নম্বর/আইডি, প্রদানকৃত উপকরণ/সহায়তার ধরন ও পরিমাণ লিখিত আকারে লিপিবদ্ধ থাকবে।
এই রেজিস্টার নিয়মিতভাবে আপডেট করা হবে এবং দায়িত্বপ্রাপ্ত সদস্য তা তদারকি করবেন।
4. পরিকল্পনা ও জবাবদিহিতা
ভবিষ্যতের প্রতিটি ইভেন্টের আগে সভায় পরিকল্পনা আলোচনা ও দায়িত্ব বণ্টন করা হবে।
প্রতিটি ইভেন্ট শেষে অগ্রগতি প্রতিবেদন সভায় উপস্থাপন করতে হবে।
5. স্বচ্ছতা ও জবাবদিহিতা নিশ্চিতকরণ
সেবা প্রদান ও বিতরণের প্রতিটি ধাপ স্বচ্ছতার সঙ্গে সম্পন্ন করতে হবে।
কোনো সদস্য এককভাবে সিদ্ধান্ত নিতে পারবে না; সকল সিদ্ধান্ত সভায় আলোচনা ও সংখ্যাগরিষ্ঠ মতামতের ভিত্তিতে গৃহীত হবে।
